Kostenbesparing en SROI: Succesvolle Aanbesteding Postdiensten

In 2023 kreeg een zevental gemeenten te horen dat Inclusief groep per 1 juli 2023 zou stoppen met het leveren van postdiensten. Om de continuïteit van deze essentiële diensten te waarborgen, besloten de gemeenten gezamenlijk een overbruggingsovereenkomst voor één jaar aan te gaan met postdienstverlener PostNL B.V. Met uitzondering van de gemeente Nijkerk, zij sloten een overbruggingsovereenkomst met SBPost. Dit gaf de gemeenten binnen ISNV de tijd en ruimte om een gezamenlijke aanbesteding voor de postdiensten op te zetten.

Onder postdiensten wordt verstaan:

1. Haal- en brengservice
2. Postbus- en antwoordnummers
3. Couverteren
4. Frankeren
5. Aangetekende post en pakketten

Aanbestedingsstrategie

Gemeente Heerde nam de rol van penvoerder op zich en was daarmee verantwoordelijk voor het contractmanagement van de nieuwe aanbesteding. Voor deze aanbesteding is ondersteuning gevraagd van het externe inkoopbureau NIC. Het NIC was verantwoordelijk voor het opstellen van de offerteaanvraag, het verzorgen van de nota van inlichtingen, het gunningsadvies en de begeleiding van de beoordelingen.

Bij deze Europese openbare aanbesteding was het primaire doel niet alleen kostenbesparing, maar ook het creëren van maatschappelijke waarde en kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen. Er is gekozen om binnen deze aanbesteding te gunnen op waarde. De waarde werd daarbij bepaald door de inschrijfprijs, waar boven op de inschrijfprijs fictieve bonussen behaald konden worden op de volgende kwaliteitsaspecten:

1. Technische Kwaliteit

1. Plan van Aanpak
2. Implementatie
3. Continuïteit van dienstverlening

2. Duurzaamheid

1. CO2 prestatieladder
2. SROI Percentage

Uitkomst van de aanbesteding

Het aanbestedingsproces leverde twee inschrijvingen op. Na een grondige evaluatie, waarbij de beste prijs-kwaliteitverhouding centraal stond, kwam de inschrijving van SBPost als economisch meest voordelig naar voren. Dit betekende dat SBPost in aanmerking kwam voor gunning van de opdracht.

SBPost is een Nederlands sociale postbedrijf dat zakelijke post op een duurzame en sociale manier verstuurt. Het bedrijf geeft mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans.

Dankzij de gezamenlijke inspanning en de professionele begeleiding door NIC, hebben de gemeenten succesvol een nieuwe aanbieder voor hun postdiensten kunnen selecteren. SBPost werd geselecteerd op basis van hun uitstekende prijs-kwaliteitverhouding, wat niet alleen kostenbesparingen oplevert, maar ook de kwaliteit van de dienstverlening waarborgt en ruime invulling geeft aan SROI.

Wat is SROI?

In dit verhaal is meerdere keren verwezen naar de term SROI. Dit staat voor Social Return on Investment. Het is een methodiek om de maatschappelijke impact van een investering of project te meten. In aanbestedingen zoals die voor postdiensten, wordt SROI ingezet om bedrijven te stimuleren bij te dragen aan maatschappelijke doelen, zoals het creëren van werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het SROI-percentage geeft aan in hoeverre een bedrijf dergelijke maatschappelijke doelen behaalt. Door naast prijs en kwaliteit ook op SROI te letten, streven gemeenten naar een positieve bijdrage aan de samenleving.